Checklista företagsflytt

January 19, 2025

Att flytta ett helt företag är ofta en komplex process som skiljer sig markant från att flytta som privatperson. Det handlar inte enbart om att packa flyttlådor och transportera kontorsstolar, utan även om att säkerställa en obruten drift, behålla kundrelationer och hålla medarbetarna informerade och engagerade. En väl genomtänkt checklista blir din bästa vän när du står inför en företagsflytt. I det här blogginlägget går vi igenom alla viktiga steg och ger dig en överskådlig plan, så att du kan genomföra flytten på ett strukturerat och framgångsrikt sätt.

Varför flytta företaget?

Innan du påbörjar den praktiska planeringen är det viktigt att klargöra anledningarna bakom företagets flytt. Kanske har ni växt ur era nuvarande lokaler? Kanske vill ni närmare era kunder eller partners? Eller är det dags att anpassa arbetsplatsen till nya, mer flexibla arbetssätt?

Att ha tydliga motiv för flytten hjälper dig att kommunicera effektivt med både medarbetare och kunder. Dessutom kan ni använda dessa motiv för att säkerställa att den nya platsen faktiskt uppfyller de behov och önskemål ni har. En företagsflytt är nämligen inte bara en transport av inventarier; den är också ett strategiskt beslut som kan påverka företagets långsiktiga utveckling.

Planera i god tid

En företagsflytt tar ofta längre tid än man tror. För att undvika stress och hastiga beslut är det viktigt att börja planera så tidigt som möjligt – gärna 6–12 månader innan det faktiska flyttdatumet, beroende på verksamhetens storlek och komplexitet. Under planeringsfasen bör du:

Skapa en tidslinje: Ange viktiga milstolpar, som kontraktsskrivning, uppsägning av nuvarande lokaler och datum för faktiska flyttlaster.
Ta fram en budget: Räkna med kostnader för flyttfirma, ny eller kompletterande kontorsinredning, uppdatering av IT-infrastruktur och eventuella oförutsedda utgifter.
Tillsätt en projektgrupp: Fördela ansvarsområden så att du inte står ensam med hela projektet. Inkludera gärna personer från olika avdelningar för att få en bredare förståelse av företagets behov.

Genom att lägga ner tid på en detaljerad plan och budget i förväg minimerar du risken för obehagliga överraskningar.

Lokalscouting och kontrakt

Att hitta rätt lokal är en av de mest kritiska aspekterna av en företagsflytt. Utgå från de behov som formulerats i steg ett: Hur många kvadratmeter behöver ni? Vilka faciliteter är viktigast? Hur ser parkeringsmöjligheter och närliggande kommunikationer ut? Och vilket intryck vill ni ge kunder som besöker er?

Gör en behovsanalys: Lista upp vilka funktioner som måste finnas i de nya lokalerna (konferensrum, kreativa ytor, utrymme för förvaring, etc.).
Besök flera alternativ: Ta dig tid att besöka ett flertal lokaler, även om den första verkar perfekt. Jämför hyror, lägen och planlösningar.
Förhandla villkoren: När du hittat en lokal som uppfyller dina krav är det dags att förhandla hyreskontraktet. Var uppmärksam på hyresperiodens längd, indexreglering av hyran och vad som gäller för eventuella ändringsarbeten.

Att skriva på ett hyresavtal är ett stort åtagande. Se därför till att involvera jurister eller andra rådgivare för att granska kontraktet noggrant innan du sätter din signatur på pappret.

Kommunikation med medarbetarna

En företagsflytt kan väcka många känslor hos personalen – alltifrån förväntan på nya möjligheter till oro över förändringar i pendling eller arbetsmiljö. Därför är tydlig kommunikation A och O. Ge medarbetarna tidig information om flyttplanerna och uppmuntra dem att komma med frågor och synpunkter.

Informationsmöten: Håll regelbundna möten där du uppdaterar personalen om hur flyttprocessen framskrider.
Intern kommunikation: Använd företagets intranät, mejlutskick eller digitala samarbetsverktyg för att nå alla.
Lyssna aktivt: Se till att medarbetarnas oro tas på allvar. Kanske måste ni justera arbetstider eller ge bidrag till kollektivtrafik om flytten innebär längre pendling?

Genom att vara transparent och lyhörd bygger du förtroende och minskar risken för negativa konsekvenser på arbetsmoralen.

Informera kunder, leverantörer och partners

Parallellt med att du håller personalen informerad måste du också kommunicera med externa intressenter. En företagsflytt kan påverka både kunder och leverantörer praktiskt och affärsmässigt. Se därför till att:

Uppdatera adress: Alla digitala plattformar, visitkort, brevpapper och signaturer i e-post måste spegla den nya adressen.
Skicka ut informationsbrev: Förbered ett formellt utskick via mejl eller post där du förklarar var och när ni flyttar, hur det eventuellt påverkar era öppettider eller leveranser, och vilka nya kontaktuppgifter som gäller.
Ta hänsyn till leveranskedjan: Om ni har regelbundna leveranser till och från företaget, informera berörda aktörer om nya logistiska förutsättningar (t.ex. lastkaj, in- och utlastningstider).

En strukturerad kommunikationsplan hjälper er behålla förtroendet hos kunder och leverantörer samtidigt som ni undviker onödig förvirring när flytten väl sker.

IT och teknisk infrastruktur

En av de mest känsliga delarna i en företagsflytt är tekniken – oavsett om det gäller datorer, servrar, telefonväxlar eller specialutrustning. Ett avbrott i IT-miljön kan leda till minskad produktivitet och förlorade affärer. För att undvika detta bör du:

Kartlägga nuvarande system: Lista upp all IT-utrustning, mjukvarulicenser och nätverkskomponenter som ska flyttas.
Ta säkerhetskopior: Se till att kritiska data finns duplicerade på flera platser innan något kopplas ned.
Planera installation i förväg: Ha en tydlig plan för hur nätverk och servrar ska monteras i de nya lokalerna. Planera in tid med extern IT-support om du inte har intern kompetens.
Testa funktionaliteten: Gå igenom att allt fungerar som det ska i de nya lokalerna innan medarbetarna kommer på plats.

Genom att ta höjd för tekniska utmaningar i god tid minimerar du driftstopp och oplanerade kostnader.

Packning och flyttlogistik

När både lokaler och datum är spikade och kommunikationen är igång är det dags för den fysiska flytten. Att packa ner och transportera företagsinventarier kräver noggrannhet för att undvika skador och förluster.

Sortera och rensa: Passa på att göra en inventering av möbler, dokument och annat kontorsmaterial. Kanske finns det avdelningar där gammal utrustning eller dokument inte längre behövs? Detta är en perfekt tidpunkt för utrensning och återvinning.
Märkning: Märk alla flyttlådor och inventarier tydligt med avdelning och innehåll, gärna med färgkodning för att underlätta uppackning i de nya lokalerna.
Anlita professionell flytthjälp: Särskilt om ni har mycket och tung utrustning. En erfaren flyttfirma kan ofta bidra med emballage, lastbilar i rätt storlek och säkra transporter.
Försäkringar: Se till att ha försäkringar som täcker eventuella skador under flytten. Kontrollera även om flyttfirman erbjuder extra försäkring för värdefull utrustning.

En välorganiserad packning och tydlig ansvarsfördelning gör den fysiska flytten mycket mer effektiv.

Inredning och arbetsmiljö

Efter flytten börjar det roliga – att forma den nya arbetsplatsen. Här kan du passa på att skapa en mer inspirerande och funktionell miljö för hela personalstyrkan.

Kontorslayout: Fundera på hur avdelningar bör placeras i förhållande till varandra för smidig samverkan.
Ergonomi: Investera i höj- och sänkbara skrivbord, bekväma stolar och god belysning. Det är en investering i personalens hälsa och välmående.
Gemensamma ytor: Skapa utrymmen för paus, informella möten och kreativt arbete. En trevlig fikahörna kan till exempel stärka företagskulturen.
Dekoration och varumärke: Glöm inte att nya lokaler också är en del av ditt varumärke. Sätt upp loggor och använd företagets färger för att skapa en helhetskänsla.

Genom att skapa en välkomnande och genomtänkt arbetsmiljö ökar du chansen att medarbetarna snabbt känner sig hemma och fortsätter prestera på topp.

Efterarbetet

Även när flyttlådorna är uppackade återstår en del uppgifter:

Slutrengöring och besiktning av gamla lokaler: Uppfyll de krav som står i hyreskontraktet kring städning, målning eller eventuella reparationer.
Adressändring och myndigheter: Kontrollera att du har uppdaterat alla myndighetsregister, bankkontakter och andra formella instanser med företagets nya adress.
Uppföljning med personal: Samla feedback från medarbetarna. Hur har flytten gått? Behövs ytterligare justeringar?
Uppföljning med kunder och leverantörer: Stäm av om de har fått all nödvändig information. Är det några leveranser som försenats eller några avtal som behöver omförhandlas?

Ett strukturerat efterarbete gör det möjligt att snabbt komma in i nya rutiner och identifiera förbättringsområden, ifall företaget skulle genomföra ännu en flytt i framtiden.

Checklista i sammanfattning

För att du snabbt ska kunna ta del av de viktigaste stegen i processen, kommer här en kondenserad checklista:

Klargör syftet med flytten – varför flyttar ni och vad hoppas ni uppnå?
Starta planeringen tidigt – skapa en tidsplan, budget och tillsätt en projektgrupp.
Hitta rätt lokal – gör en behovsanalys, besök flera alternativ och förhandla förmånliga villkor.
Kommunicera med personalen – håll regelbundna informationsmöten och lyssna på frågor.
Informera kunder och partners – uppdatera adresser och skicka ut tydliga meddelanden om flytten.
Ta hand om IT och teknik – dokumentera, säkerhetskopiera och planera installationer i förväg.
Packa och märka – rensa, organisera och anlita en pålitlig flyttfirma.
Inred de nya lokalerna – tänk på ergonomi, varumärke och gemenskapsytor.
Gör en ordentlig överlämning – städa, besiktiga och stäng ner gamla kontrakt.
Följ upp – samla in feedback, justera processer och meddela alla relevanta parter.
‍

En företagsflytt är sällan en enkel uppgift, men med rätt planering och kommunikation kan det bli ett tillfälle att växa och förnya verksamheten. Den nya arbetsmiljön kan ge personalen inspiration, effektivare arbetsflöden och förbättrade möjligheter att vårda kundrelationerna. Samtidigt är det ett tillfälle att uppdatera IT-system, modernisera möbler och processer, och göra sig av med gammalt som inte längre behövs.

Genom att följa en strukturerad checklista och involvera alla som berörs blir flytten inte bara ett logistiskt projekt utan också en möjlighet till utveckling och förbättring. Var noga med att sätta upp tydliga mål, börja förberedelserna i tid och kommunicera tydligt både internt och externt. Då kan en företagsflytt leda till en nystart som stärker företaget i det långa loppet – både vad gäller ekonomiska resultat och arbetsmiljö.

Med rätt verktyg, planering och engagemang i alla led finns alla förutsättningar för att din företagsflytt ska bli så smidig och framgångsrik som möjligt. Lycka till med din flytt och hoppas att checklistan hjälper dig på vägen!

‍

Kom igång direkt genom att fylla i formuläret!